5%职场精英工作习惯,如何做好职场上的“时间管理大师”?

改变工作方法,目的既不是减少加班时间,也不是消化带薪假期,而是在有限的时间内取得更大成功,得到更多报酬,收获更多幸福。

现在的优秀人才不仅具备与其他公司打交道的能力,还要接受管理层360度评价。因此,只靠讨好上司来安身立命已经变得困难。在激烈变化中生存,停滞不前本身就是风险。

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本书作者越川慎司在25家客户公司的共同写作下,对5%的精英员工和另外95%的普通员工做了研究分析,通过大量的数据最终总结出精英员工的共同点,以及他们和95%的普通员工的区别。

一旦掌握了简单的思考和行动原则,就有足够的可能让成功不断复制。笔记侠从书中社交、如何解决问题、如何复制方法这三个方面进行摘选,与大家分享5%职场精英的工作习惯。

职场精英,精就精在这些工作小习惯,把工作效率推向极致!

一、精英员工的有效社交行为

1.适当自我表露,建立信任关系

自我表露是指在没有任何企图的前提下,把有关自己的信息如实告诉对方。除个人信息外,传达自己的“感情”也是一种自我表露方式,不隐藏自己的心情和想法,更容易引起对方的共鸣和理解。

自我表露过程中通过倾吐自身弱点,也可以冷静整理大脑思路。通过闲聊,能够明确自己的想法,梳理大脑信息。

这实质上是一种回报定律的体现。

精英员工中有些人同样不善言辞,人际交往能力低。他们通过和对方闲谈、自我表露,增进信任关系的同时,也能梳理自身弱点和优点,厘清大脑思路。

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2.共进午餐,建立人脉

“如何与同事打交道”相信是很多职场中人最头疼的问题之一,因此说话的艺术就显得尤为重要。在让对方心情舒畅的同时,阐述自己坚定的根本价值观,与持有不同意见的人坦然相对,开诚布公。

此外,通过共进午餐,积极利用午休时间建立公司内部人脉,同时也要重视公司外部人脉,不断了解各种领域的知识和信息,增加获取更多信息的机会,进一步拓展自己的职业版图。

3.多找职场导师交流

寻找导师,并不是要对方手把手教我们怎么做,而是要找对方探讨,寻求指导。不是找导师要答案,而是在我们寻求答案的过程中,在方法上让导师为我们指点一二。因此,我们必须对课题和疑问有所准备。

数据统计,精英员工中有70%的人在公司内外都有导师,而珍惜自己时间的精英员工会在获取信息的基础上进行思考,带着问题去询问导师并从中获得反馈。

从这种讨论中,捕捉各个要素信息点,再努力把点连成线,从而锻炼自己对未来走向做出预测的能力。

当然,导师并非神明,我们不可照单全收,而是要先行消化,根据自己的价值观,判断这些建议是否有助于真正意义上的输出,再激发自己的内在动力,调动自身积极性完成工作,待取得真正意义上的成果后,与导师分享,促进双方共同成长。

4.和同事之间建立信任,首先要给予

为了建立良好的信任关系,重要的是首先要为对方做些什么(Give)。如此,遇到困难时,才会得到对方的帮助(Get)。正因如此,精英员工会尽力给别人提供帮助。

这也符合“回报定律”中的心理效应:受人恩施,便会惦念着一定要投桃报李。不是单方面的请求,而是通过“Give & Get”,更加充满智慧地建立合作关系。

在公司内,精英员工在面对自己擅长的工作时都会主动请缨,先帮助别人,传递出真诚和善意,整个团队才会人心稳定。

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5.善用扎荣茨效应

扎荣茨效应,又叫作单因接触效应,是指多次和某人接触,会提高对其好感度的一种心理现象。

要想团队人际关系协调,就需要我们即便没什么特别重要的事,也要适时和同事聊聊天,表达一下关心之情,积极构建良好的人际关系。

精英员工不管知不知道这个效应,也会经常使用“这会儿有空吗”这句话打开话匣子。随着这种轻松的交流方式在团队中渗透,不仅能提高工作意义和满足度,还会给业务带来正面影响。

二、精英员工如何解决职场中遇到的困难

1.出现问题并不急于考虑解决方案

精英员工在解决问题时的思考模型,可以归纳为“设计思考”思维模式。

如下图所示,充分理解用户痛点和烦恼,确定问题发生原因,建立模型,在这些外部需求的基础上,改进解决方案,解决问题。

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因此,精英员工会从发现问题着手。遇到麻烦后,会首先把目光锁定在问题出现的原因上。

然后分析这个问题是怎么出现的,进一步挖掘问题产生的原因。

接着设立假说,收集最低先读的信息,在验证众多原因中哪些更有说服力,查明根本原因。

找到根本原因后制定解决计划,对症下药,预防旧病复发。这才是解决问题的更好做法。

2.学会建立“连接点”

多半精英员工待在座位上的时间不足20%。

与普通员工相比,精英员工留在座位上的时间明显较少。他们离开座位大多时候是出于会议或谈话需要,除此以外,他们也会主动频繁离席,和其他公司的关键人物对话,和公司内部其他部门的相关人员谈话等。

现在不管什么领域,业务都复杂化了,单靠一个部门往往解决不了问题。因为项目攻坚靠的是团队协作。

3.重视可复制的方法

成功一次,可能是偶然,但是如果能不断成功,那就是有章法可循。

精英员工在自己取得成功时,会总结梳理流程,之后还会多次重复这些流程,以便内化为自己的习惯。

有能力,是一种展现自己胜任某种特定工作、得到大家认可的状态。更准确地说,是指能“复制某种特定工作”的状态。

不过,不要理解为“绝对按照流程作业”。精英员工通常都会努力探索是否还有更好的方法,每天追求更新、进步。虽然已经获得了很高的赞誉,但他们不会满足于现状、故步自封。

因此,他们养成每天调整行动、回顾总结、进一步寻求改善的“行动实验”习惯。

如果不能像他们那样,拥有想要“做得更好”的想法,就会停止成长;如果不持续进行行动实验,就只能成为“只会重复做一种工作的人”,而不是“具有再现能力的人”。

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4.工作完成20%时,就征求意见

大家都知道,难得花费时间完成工作,却被告知要重新做,这就意味着做的是无用功。

在精英员工看来,之所以会出现“驳回”,是因为和对方存在认识分歧或不一致。即便事先充分协商,还是会产生误解。

重要的是在提供细节内容前,先让对方看到成品。

精英员工会设定回顾总结时间,甚至还会把获取对方反馈意见的时间同样列入计划。一旦收到客户或上司的反馈意见,他们就会在这个基础上进行调整改正,尽力让双方达成共识,并最终做出成果。

因此在早期阶段被指出哪些地方需要改善,既节约时间,又能减轻压力。

5.不把太多精力放在回复“即时消息”上

如果按紧急-重要程度四象限来看,超过80%的人在做“查看即时信息”这个紧急度高但重要度低的工作。

通过对16万人的调查或录音,我们了解到97%的普通员工都是着手于“紧急度高的业务”。他们眼里只有“紧急”二字,察觉不到自己正在“紧急度虽高但重要度低”的业务上浪费时间。

但其实,真正重要的事情,往往需要花费更多的精力和时间。

这就要求我们把重要度低的事情筛选出来,鼓足勇气弃之不做。以此腾出更多时间,完成紧急度低但重要度高的工作,这才是持续做出成果的关键。

三、可复制的精英员工的工作方法

1.每周15分钟内省

只需花费15分钟,我们就能从内省过程中学到经验教训,以便应用到下次活动当中。

特别是公司内部会议、资料整理、信息处理这三大块业务,占用大量工作时间,如果不对这些业务进行回顾总结,就不知道自己哪些做得好,哪些还需要继续改进。

哪些做得不好?失败的原因是什么?怎样才能在最短时间内取得成果?……我们必须经常反思,并及时做出调整,才有可能得到进一步改善。

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2.设定停下来思考的时间

精英员工会留出“用来思考的时间”。

所有工作任务,都设定一个预计完成时间。然后按照PDCA中检查(Check)和行动(Act)的时间点,认真提前规划工作。

结束工作后,对照预计完成时间,复盘总结。这样反复练习,就会逐渐养成修正时间差的好习惯。

3.不惧失败,愿意失败

89%的精英员工都愿意接受新挑战,即使面临着很大的失败风险。他们愿意尝试新鲜事物,不管是新手机、新生活还是新工作。这可能是源于这些精英员工们更愿意学习自身不具备的技能和经验。

调查显示,69%的精英员工不止专注于自己的专业领域,而是会主动探究横向领域,拓宽自己的职业技能宽度。

4.比起完成目标,更关注自我成长

精英员工们有些明确的工作目标和方针,但是在调查中,类似于“不能再犯同样的错误”“和昨天相比,尽力让今天的自己再成长一些”……之类的留言有很多。

也就是说,他们致力于改善和成长,更重视马斯洛需求中的“自我实现需求”这一层级。

5.践行PDCA工作法

美国质量管理专家休·哈特博士在上个世纪30年代提出的这套闭环思维工作法,直到现在依旧是非常实用的一套管理工具。

举个例子,前微软品质责任人越川慎司,在微软工作期间曾经常往返于日本和美国之间,成功处理了500多次道歉访问业务。而这离不开他每次项目结束后的及时复盘。他回忆到:“通过那段难过的时光,我认识到了自我回顾总结的重要性。在飞往美国西雅图公司总部长达10个小时行程的飞机上,面对即将到来的交涉,我感觉焦头烂额。

不过当问题解决后,精神就不再处于紧绷状态,就能腾出时间,对本次问题的解决方法、顾客心声和严厉指正做一个回顾总结。我对时差比较敏感,返程路上睡不着觉,就一杯接一杯地喝咖啡、看书、观看下载好的足球节目……放松身心的同时,还会对一系列问题的解决步骤进行梳理总结。

在这段内省的时间里,肯定会做的一件事就是记笔记,为灵活应用到下次行动做准备。”

通过自己反复钻研、不断创新,最终达到目标,得到认可。

因此,为了确认自身行动是否达成目标,有必要进行内省。并不是想要得到大家的认可,而是用自己的价值观衡量、检测,自我认可。通过回顾反省,避免再犯同样错误。

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四、结语

取得突出成功的精英员工,往往容易被大家看作是“能人”。但其实他们掌握的技能,别人同样也可以掌握。

这样,精英员工的成果也会进一步扩散,成为大家的成果、公司的成果,职场精英的成功秘诀也可以随之共享。

无论是职场新人还是已有工作经验的老手,都可以借鉴成功的经验,学以致用,不断复制成功。

因此,一旦掌握了简单的行动和思考原则,就有足够的可能让成功不断再现!

摘自 《5%职场精英的工作习惯》,越川慎司(日)著

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